Geben Sie einer Terminabsage einen klaren nächsten Schritt.
Software für die Praxisorganisation
Eine Absage ist eine zu bearbeitende Änderung, keine garantierte Ersatzbuchung. Legen Sie fest, wie das Team die freie Zeit prüft, eine passende Person kontaktiert und das Ergebnis bestätigt.
1. Die Änderung erfassen.
Verwenden Sie einen eindeutigen Terminstatus und die richtige Zeit. Unterscheiden Sie Absage, abgeschlossenen Besuch und Nichterscheinen. Löschen Sie keinen nützlichen Kontext, nur damit der Kalender aufgeräumt aussieht.
Prüfen Sie, welche Behandelnden und Ressourcen nun verfügbar sind. Ein frei gewordener Raum bedeutet nicht, dass zu dieser Zeit jede Leistung angeboten werden kann.
2. Verantwortung zuweisen.
Legen Sie fest, wer die freie Zeit prüft und wer mit Interessierten kommuniziert. Im kleinen Team kann eine feste Rolle genügen; größere Praxen brauchen möglicherweise eine ausdrückliche Übergabe.
Klären Sie den Ablauf außerhalb der Rezeptionszeiten. Eine automatische Nachricht sollte keine Erwartung erzeugen, für die niemand zuständig ist.
4. Angebot und Bestätigung trennen.
Die Einladung, einen Termin anzunehmen, ist noch keine bestätigte Reservierung. Erklären Sie den erforderlichen Schritt und wenden Sie die tatsächlichen Buchungsregeln der Praxis an.
Verhindern Sie, dass zwei Personen denselben Termin bestätigen. Bei einer vorübergehenden Reservierung müssen Dauer und Ablaufverhalten im System und in der Nachricht klar sein. Eine solche Fähigkeit darf nur zugesagt werden, wenn sie tatsächlich umgesetzt ist.
Den aktuellen Movelira-Ablauf prüfen.
Erkunden Sie Terminstatus in der Praxisdemo. Fragen Sie, ob Wartelistenbearbeitung, vorübergehende Reservierungen und Ihr bevorzugter Kanal in der erwogenen Einrichtung verfügbar sind.
